La ley de Parkinson fue enunciada por el británico Cyril Northcote Parkinson en 1957 para intentar explicar por qué a pesar de que el Imperio Británico implosionaba en importancia, su número de funcionarios en la Oficina Colonial iba en aumento.
La ley de Parkinson dicta que una tarea se expandirá en (percibida) importancia y complejidad en función del tiempo adjudicado para su completitud.
Del libro La semana laboral de 4 horas: “Si tienes 24 horas para completar un proyecto, la presión del tiempo te fuerza a concentrarte en la ejecución, y no tienes otra opción que hacer lo esencial. Si en cambio tienes 1 semana para hacerlo, usarás 6 días para hacer una montaña de un grano de arena. Si tienes dos meses, se convierte en un monstruo. El resultado de la fecha más cercana es casi inevitablemente de igual o más calidad debido a un aumento de la concentración.”
Seguro que tú también lo has notado: cuando tienes más tiempo para hacer algo empleas más tiempo (a menudo todo el tiempo), mientras que si tienes menos trabajas más rápido y centrado en lo importante.
Podemos aplicar esta idea tanto a pequeña como a gran escala.
A pequeña escala es cada día. Te propones algo que hacer y lo haces en el momento. . Un ejemplo es si tienes que limpiar/ordenar la casa. Si te asignas 5 horas para hacerlo, es probable que te distraigas y hagas otras cosas. Al fin y al cabo piensas: tengo tiempo de sobra. Cuando pasen las 5 horas habrás ordenado la casa, sí, pero es algo que podrías haber hecho en mucho menos tiempo.
A gran escala serían tareas/ proyectos que ocupan más tiempo. Por ejemplo una presentación que tienes que dar en 3 meses. Puedes optar por preparártela bien en profundidad, pero lo más probable es que empieces a preocuparte por ella cuando apenas quede un mes.
Conocer esta ley no escrita nos da ventaja porque podemos usarla a nuestro favor. Veamos algunas maneras.
Acercando fechas
Podemos acercar las fechas de entrega en nuestra cabeza. Es decir, pensar que tenemos menos tiempo del real para acabar algo. Algunos ejemplos:
A pequeña escala sería acortar nuestro tiempo de trabajo diario. Si nos permitimos 5 horas para completar lo que tenemos que hacer en vez de 8 horas, seremos mucho más productivos.
A gran escala podemos ponernos como objetivo acabar los proyectos cierto tiempo tiempo antes de la fecha prevista. Acortar fechas de entrega provoca que emplees atención concentrada en vez de procrastinar.
Otra aplicación extrema sería justo la contraria: dejar todo para el último momento. El autor del libro The 7 day startup dice que se dejaba los trabajos de la Universidad para el último día antes de la fecha prevista. Así, trabajaba con una concentración increíble y empleaba menos tiempo total en hacerlos. Esto puede ser útil a algunas personas, pero no lo emplees habitualmente. Crea mucho estrés y puede suponer algún que otro susto, por ejemplo si el día que tenías previsto para hacerlo te surge un imprevisto.
Crear otras actividades para tener menos tiempo
Sí, aunque suene contradictorio hacer más cosas te va a hacer más productivo. Imagina que sales todos los días de clase a las 2, y después tienes toda la tarde para estudiar. Lo más probable es que acabes perdiendo el tiempo y que si haces algo, acabes haciéndolo tarde.
Compara esto con tener otras dos actividades pendientes, digamos entrenamiento a las 7 y clases de inglés hasta las 5. Solo te quedan dos horas para estudiar, pero lo más probable es que las aproveches mucho más que si tuvieras toda la tarde libre.
A gran escala, imagina que tienes una semana para estudiar un examen, que es el próximo lunes. Te conoces a ti mismo y sabes que vas a estar toda la semana pensando en estudiar y perdiendo el tiempo, pero no es hasta el fin de semana cuando te vas a poner a trabajar de verdad. ¿La solución?
Llena de planes tu fin de semana. Si tu mente no cuenta con ese tiempo para trabajar, estarás más centrado durante la semana.
Cuando descubrí este truco, fue una auténtica revelación. ¡Podía hacer más actividades que a mi me gustaran y a la vez ser más productivo!
Pareto. Centrarnos en lo más importante
La ley de Pareto fue enunciada por Vilfredo Pareto en el año 1896 cuando se dio cuenta de que el 20% de las familias italianas poseían el 80% de las tierras y viceversa.
Con el tiempo se extendió a muchos ámbitos, y uno de ellos es tu relación trabajo/resultados:
El 80% de tus resultados provienen del 20% de tus esfuerzos, y el 20% de tus resultados del otro 80%.
Aunque no es exacta (a veces las proporciones son 30/70 0 10/90) es muy útil tenerla en mente. A veces nos obsesionamos con los detalles y perdemos de vista lo esencial. Imagina que tienes 10 horas para hacer 5 tareas que si quisieras hacerlas completas te llevarían 10 horas cada una. Puedes centrarte en hacer una a la perfección, o en hacer el 20% de cada tarea que te permitirá conseguir gran parte del objetivo.
Si conseguimos hacer solo ese mínimo de trabajo del 20% obtendremos la mayoría de resultados con menos esfuerzo total.
Es cuando combinamos Pareto con Parkinson cuando se produce una sinergia. Primero analizamos el 20% de tareas que debemos hacer y luego las hacemos en el menor tiempo posible.
Un ejemplo. Cuando voy a estudiar para un examen de la Universidad, hay un montón de cosas que puedo hacer: ir a clase, ver tutoriales en YouTube de cómo se hacen los ejercicios, quedar con mis compañeros para preguntarles dudas, leerme la bibliografía recomendada… Pero lo que de verdad supone el 80% de los resultados es sentarme y ponerme a hacer todos los ejercicios de exámenes que encuentre. Por eso me centro en conseguirlo. Lo demás es secundario.
Ya hemos visto los tres trucos para poner la ley de Parkinson a trabajar en nuestro favor y no en nuestra contra. Pero ¿sabías que no solo se aplica al tiempo?
Más allá del tiempo
Aquí está el secreto: la ley no solo se aplica con el tiempo, sino a cualquier recurso que se te ocurra, puesto que vas a consumir todo el que esté disponible.
Por ejemplo, dinero. Imagina que tienes un sueldo de 1500 y te lo suben un 10%. Ahora, si no conoces a Mr Money Mustache aumentarás tus gastos en un 10% y estarás en el mismo sitio que estabas antes.
Otro ejemplo serían las carreteras. Cuando en una ciudad una carretera está muy congestionada, se amplía o se construyen más carreteras. Pero, ¿qué pasa al cabo de un tiempo? Exacto, las nuevas carreteras también se colapsan.
Podemos aplicar los tres trucos a cualquier recurso. Los dos primeros, acercar fechas y crear otras actividades significan limitar ese recurso artificialmente. En el ejemplo del dinero, sería descontar ese 10% extra antes de que toque tu cuenta, por ejemplo destinándolo a una inversión automática. Por otro lado, Pareto puede ayudarte pensando en el 20% del consumo de esos recursos que provocan el 80% de los resultados.
Conclusiones
Conocer esta ley nos ayuda a ser más eficientes en emplear nuestros recursos. Recuerda los tres trucos para conseguir que trabaje a tu favor: acercar fechas, crear otras actividades y aplicar Pareto.
Espero que te haya sido útil el artículo.